Préalable : définitions

Dans les présentes conditions générales, les termes suivants s’entendent comme suit :

• Bar Amelia : le nom commercial sous lequel sont proposés les services de traiteur et d’événementiel, situé à l’Amelia Earhartlaan 4, 9051 Gand.
• Client : la personne physique ou morale qui réserve un événement ou un service traiteur auprès de Bar Amelia et a confirmé l’offre par écrit.
• Convention : l’offre confirmée par écrit entre le client et Bar Amelia, conjointement avec les présentes conditions générales.
• Événement : toute activité organisée ou encadrée par Bar Amelia dans le cadre de la convention.

1. Options

Une option reste valable 14 jours au maximum. Si l’option n’est pas transformée en confirmation définitive dans ce délai, elle tombe automatiquement.

Une option confère à son titulaire un droit de préférence : en cas d’intérêt d’un tiers, le titulaire de l’option sera contacté en premier lieu afin de confirmer la date.

2. Confirmation de la réservation

La réservation est considérée comme définitive dès que le client confirme l’offre par écrit (par e-mail ou offre signée) et que Bar Amelia l’accepte par écrit.

3. Conditions d’annulation

Les conditions suivantes s’appliquent en cas d’annulation :

• Plus de 30 jours avant le début : annulation gratuite.
• Entre 30 et 14 jours avant le début : 50 % du montant total sera facturé, sauf accord contraire entre Bar Amelia et le client.
• Moins de 14 jours avant le début : 100 % du montant total sera facturé.

Les annulations doivent toujours être communiquées par écrit (par e-mail). La date de réception de l’e-mail fait foi comme date d’annulation.

4. Prix et conditions de paiement

Les prix sont mentionnés dans l’offre.

Dès la signature ou la confirmation écrite de l’offre, le client s’engage à régler les prix convenus.

Bar Amelia établira une facture et la transmettra au client. Toutes les factures sont payables dans les 7 jours, sauf mention contraire sur la facture.

En cas de paiement tardif, le client est redevable de plein droit et sans mise en demeure d’un intérêt conventionnel de 12 % par an. En outre, une indemnité forfaitaire de 10 % sur le montant dû est due, avec un minimum de 80 €.

5. Nombre de convives

Le nombre définitif de convives doit être communiqué par écrit au plus tard 7 jours ouvrables avant l’événement. Ce nombre vaut comme minimum pour la facturation.

Une augmentation du nombre de convives est possible, mais ne sera acceptée que si Bar Amelia la confirme par écrit et si la faisabilité pratique le permet.

6. Menu & traiteur

Le choix définitif du menu doit être communiqué par écrit au plus tard 14 jours avant l’événement.

Le client est responsable de communiquer en temps et en heure, de manière complète, tous les régimes alimentaires et allergies des convives présents. Bar Amelia mettra tout en œuvre pour en tenir compte, mais ne pourra être tenu responsable des informations qui n’auraient pas été communiquées ou qui l’auraient été tardivement.

En cas d’indisponibilité de certains ingrédients, Bar Amelia se réserve le droit de proposer des alternatives équivalentes, en concertation avec le client.

7. Matériel, personnel et heure de fin

Si du matériel supplémentaire s’avère nécessaire pour l’exécution de l’événement (tentes, mobilier, camions frigorifiques, éclairage, etc.), Bar Amelia peut faire appel à des partenaires externes. Le client sera informé du coût à l’avance. Moyennant accord, ces frais seront ultérieurement répercutés sur le client.

Si le client opte pour un forfait boissons, les frais de personnel pour le service sont inclus dans le prix forfaitaire.

Pour le personnel déployé en dehors de la formule prévue — tel que du service supplémentaire, des heures additionnelles ou du personnel sur demande — les tarifs suivants s’appliquent en régie :

• 42,00 € par membre du personnel par heure (HTVA)

Ces frais seront facturés après l’événement sur la base du nombre effectif d’heures prestées et de membres du personnel déployés.

L’événement doit se terminer à l’heure convenue. Une prolongation de l’heure de fin n’est possible qu’en concertation avec Bar Amelia et sera facturée à 42,00 € par membre du personnel par heure (HTVA) pour les heures supplémentaires.

8. Force majeure

Aucune des parties n’est responsable du non-respect de ses obligations si celui-ci résulte d’un cas de force majeure, notamment : incendie, inondation, mesures gouvernementales, épidémies, pandémies, grèves ou autres circonstances imprévisibles indépendantes de la volonté de la partie concernée.

En cas de force majeure, la partie concernée en informera l’autre partie par écrit dans les plus brefs délais. Les parties se concerteront afin de trouver une solution adaptée, telle que le report de la date.

9. Utilisation des locaux (Bar Amelia / Private Dining)

Il est interdit d’apposer ou de fixer quoi que ce soit dans les locaux (Bar Amelia / Private Dining) sans autorisation écrite préalable de Bar Amelia.

Lors de l’utilisation des locaux en tant que Private Dining dans le cadre d’une location de salle, le client doit restituer les locaux dans le même état de propreté que celui dans lequel il les a trouvés.

Toutes les sorties de secours doivent rester libérées et accessibles en permanence sur toute leur largeur. Le client est responsable de veiller à ce respect. Les éventuels frais résultant du non-respect de cette obligation sont à la charge du client.

Il est interdit de fumer et de consommer des substances illégales dans l’ensemble du bâtiment. Une tolérance zéro est appliquée à l’égard de l’usage de drogues et des comportements discriminatoires. En cas de moindre manquement, Bar Amelia se réserve le droit de mettre fin à la convention avec effet immédiat, sans remboursement ni indemnisation du client.

10. Assurances, autorisations et responsabilité

Bar Amelia ne peut en aucun cas être tenu responsable des dommages matériels ou immatériels résultant des activités organisées par le client, ni des objets appartenant au client ou aux convives qui seraient perdus, endommagés ou volés.

Le client est responsable de tout dommage causé aux locaux, à l’aménagement ou au matériel par le client, les convives ou les tiers qu’il a chargés. Les dommages seront facturés après l’événement à un prix indicatif de 75,00 € par heure HTVA et frais de matériel.

Le client s’engage à souscrire en temps utile toutes les assurances nécessaires et à demander toutes les autorisations requises pour l’utilisation des locaux et les activités prévues. Le client est personnellement responsable de s’informer de manière adéquate et de se conformer à toutes les obligations légales.

Le client assume la responsabilité de la sécurité de tous les convives et membres du personnel présents lors de l’événement.

11. Modification des conditions générales

Bar Amelia se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment. Les modifications seront communiquées par écrit au client et s’appliqueront à toutes les nouvelles réservations à partir de la date d’entrée en vigueur.

Les modifications des conditions générales ne peuvent donner lieu à la résolution d’une convention déjà confirmée, sauf si la modification rend raisonnablement impossible l’exécution de la convention.

12. Droit applicable et tribunal compétent

Le droit belge s’applique à toutes les conventions conclues entre Bar Amelia et le client. Les parties s’efforceront en premier lieu de parvenir à une solution par voie de concertation constructive.

En cas de litiges persistants, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Flandre orientale, division de Gand, sont seuls compétents.