Voorafgaand: definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Bar Amelia: de handelsnaam waaronder de catering- en eventdiensten worden aangeboden, gevestigd te Amelia Earhartlaan 4, 9051 Gent.
• Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een evenement of cateringdienst boekt bij Bar Amelia en de offerte schriftelijk heeft bevestigd.
• Overeenkomst: de schriftelijk bevestigde offerte tussen de klant en Bar Amelia, samen met deze algemene voorwaarden.
• Evenement: elke door Bar Amelia georganiseerde of begeleidde activiteit in het kader van de overeenkomst.

1. Opties

Een optie blijft maximaal 14 dagen geldig. Indien de optie niet binnen deze termijn wordt omgezet in een definitieve bevestiging, vervalt de optie automatisch.

Een optie geeft de houder een voorkeursrecht: bij interesse van een derde partij wordt de optiehouder eerst gecontacteerd om de datum vast te leggen.

2. Bevestiging van de boeking

De boeking wordt als definitief beschouwd zodra de klant de offerte schriftelijk bevestigt (per e-mail of ondertekende offerte) en Bar Amelia deze schriftelijk aanvaardt.

3. Annuleringsvoorwaarden

Bij annulering gelden de volgende voorwaarden:

• Meer dan 30 dagen voor aanvang: kosteloos annuleren.
• Tussen 30 en 14 dagen voor aanvang: 50% van het totaalbedrag wordt gefactureerd tenzij anders overeengekomen tussen Bar Amelia en de klant.
• Minder dan 14 dagen voor aanvang: 100% van het totaalbedrag wordt gefactureerd.

Annuleringen dienen steeds schriftelijk (per e-mail) te worden meegedeeld. De datum van ontvangst van de e-mail geldt als annuleringsdatum.

4. Prijzen en Betalingsvoorwaarden

De prijzen staan vermeld in de offerte.

Zodra de offerte wordt ondertekend of schriftelijk bevestigd verplicht de huurder zich ertoe de prijzen te betalen. 

Bar Amelia zal daartoe een factuur opmaken en aan de klant overmaken.  Alle facturen zijn binnen de 7 dagen betaalbaar tenzij anders vermeld op factuur. 

Bij niet tijdige betaling is de klant van rechtswege en zonder in gebrekestelling een conventionele rente van 12% verschuldigd.  Daarboven is een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande bedrag verschuldigd, evenwel met een minimum van 80 euro.

5. Aantal gasten

Het definitieve aantal gasten dient uiterlijk 7 werkdagen voor het evenement schriftelijk te worden doorgegeven. Dit aantal geldt als minimum voor de facturatie.

Een verhoging van het aantal gasten is mogelijk, maar wordt enkel aanvaard indien dit schriftelijk door Bar Amelia is bevestigd en de praktische haalbaarheid dit toelaat.

6. Menu & catering

De definitieve menukeuze dient uiterlijk 14 dagen voor het evenement schriftelijk te worden doorgegeven.

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig doorgeven van alle dieetwensen en allergenen van de aanwezige gasten. Bar Amelia doet al het nodige om hier rekening mee te houden, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor informatie die niet of laattijdig werd meegedeeld.

Bij onbeschikbaarheid van bepaalde ingrediënten behoudt Bar Amelia het recht om gelijkwaardige alternatieven aan te bieden, in overleg met de klant.

7. Materiaal, personeel en einduur

Indien voor de uitvoering van het evenement extra materiaal noodzakelijk blijkt (zoals tenten, meubilair, koelwagens, verlichting, enz.), kan Bar Amelia hiervoor beroep doen op externe partners. De klant wordt vooraf geïnformeerd over de kostprijs. Bij goedkeuring worden deze kosten achteraf doorgerekend aan de klant.

Indien de klant kiest voor een drankenforfait, zijn de personeelskosten voor bediening inbegrepen in de forfaitprijs.

Voor personeel dat wordt ingezet buiten de voorziene formule — zoals extra bediening, bijkomende uren of personeel op aanvraag — gelden de volgende tarieven in regie:

• €42,00 per personeelslid per uur (excl. btw)

Deze kosten worden achteraf gefactureerd op basis van het effectief gepresteerde aantal uren en personeelsleden.

Het evenement dient te eindigen op het overeengekomen tijdstip. Een verlenging van het einduur is enkel mogelijk in overleg met Bar Amelia en wordt aangerekend aan €42,00 per personeelslid per uur (excl. btw) voor de bijkomende uren.

8. Overmacht

Geen van de partijen is aansprakelijk voor de niet-nakoming van haar verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht, waaronder begrepen: brand, overstroming, overheidsmaatregelen, epidemieën, pandemieën, stakingen of andere onvoorzienbare omstandigheden buiten de wil van de betrokken partij.

In geval van overmacht zal de betrokken partij de andere partij zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte stellen. Partijen treden in overleg over een passende oplossing, zoals het verzetten van de datum.

9. Gebruik van de ruimte (Bar Amelia / Private Dining) 

In de ruimte (Bar Amelia/ Private Dining) mag niets worden aangeplakt of op welke wijze dan ook worden bevestigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Bar Amelia.

Bij gebruik van de ruimte als Private Dining in het kader van zaalhuur dient de klant de ruimte achter te laten in dezelfde propere staat als waarin deze werd aangetroffen.

Alle nooduitgangen moeten steeds op de volle breedte vrij en toegankelijk blijven. De klant dient hier zelf op toe te zien. Eventuele kosten veroorzaakt door het niet naleven van deze verplichting zijn voor rekening van de klant.

Roken en gebruik van illegale middelen zijn verboden in het volledige gebouw. Er geldt een nultolerantie ten aanzien van druggebruik en discriminerend gedrag. Bij de minste schending behoudt Bar Amelia het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder restitutie of schadevergoeding aan de klant.

10. Verzekeringen, vergunningen en aansprakelijkheid

Bar Amelia kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke materiële of immateriële schade ten gevolge van de door de klant georganiseerde activiteiten, noch voor voorwerpen toebehorend aan de klant of gasten die verloren gaan, worden beschadigd of gestolen.

De klant is aansprakelijk voor elke schade aan de ruimte, de inrichting of het materiaal veroorzaakt door de klant, de gasten of door hen ingeschakelde derden. Schade wordt na het evenement gefactureerd aan een richtprijs van €75,00 per uur excl. btw en materiaalkosten.

De klant verbindt zich ertoe tijdig alle nodige verzekeringen af te sluiten en vergunningen aan te vragen die vereist zijn voor het gebruik van de ruimte en de geplande activiteiten. De klant is zelf verantwoordelijk om zich hierover afdoende te informeren en te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen.

De klant neemt verantwoordelijkheid voor de veiligheid van alle aanwezige gasten en personeel tijdens het evenement.

11. Wijziging algemene voorwaarden

Bar Amelia behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk meegedeeld aan de klant en zijn van toepassing op alle nieuwe boekingen vanaf de datum van inwerkingtreding.

Wijzigingen aan de algemene voorwaarden kunnen geen aanleiding geven tot ontbinding van een reeds bevestigde overeenkomst, tenzij de wijziging de uitvoering van de overeenkomst redelijkerwijze onmogelijk maakt.

12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten tussen Bar Amelia en de klant is het Belgisch recht van toepassing. Partijen trachten in eerste instantie via constructief overleg tot een oplossing te komen.

Bij aanhoudende geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, bevoegd.