Politique de respect de la vie privée

I. Politique de respect de la vie privée : introduction
 

La présente politique de respect de la vie privée porte sur le traitement par Upgrade Estate NV/SA des données à caractère personnel de ses clients, personnes physiques, et de toute autre personne physique en contact avec Upgrade Estate NV/SA (dénommés ci-après « vous »). Upgrade Estate NV/SA accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles et de votre vie privée et veille donc à traiter et protéger vos données personnelles de manière transparente, correcte et légitime.

On entend par « données personnelles », « toute forme d’information qui vous permet de vous identifier vous-même directement ou indirectement en tant que personne physique ». Lors du traitement de vos données personnelles, Upgrade Estate NV/SA respecte évidemment la législation – précédemment la loi belge du 8 décembre 1992 et, depuis le 25 mai 2018, le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (« RGPD ») ou tout autre acte législatif le modifiant.

Vous trouverez plus d’informations sur la protection des données à caractère personnel auprès de la Commission de la protection de la vie privée, également appelée Autorité de protection des données. Lisez attentivement cette déclaration pour connaître et comprendre la politique appliquée par Upgrade Estate NV/SA en matière de respect de la vie privée. Cette déclaration est par ailleurs régulièrement mise à jour. La version la plus récente se trouve sur notre site web. Vous serez averti par le biais de nos canaux de communication habituels en cas de modification majeure.

 

II. Traitement des données à caractère personnel
 

Upgrade Estate NV/SA est responsable du traitement de vos données personnelles :

Upgrade Estate NV/SA - Amelia Earhartlaan 2/201 - 9051 Gand - BE 0840.066.124 – privacy@upgrade-estate.be - 092337666 Upgrade Estate NV/SA doit rendre compte du traitement de vos données personnelles auprès de l’Autorité de protection des données. Upgrade Estate NV/SA détermine la finalité du traitement de vos données personnelles ainsi que les moyens utilisés et les caractéristiques du traitement.

Upgrade Estate NV/SA peut recourir à des prestataires de services spécialisés qui traiteront pour son compte vos données personnelles selon les instructions d’Upgrade Estate NV/SA, conformément à la présente déclaration de respect de la vie privée. Seules les données personnelles strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires de services (ci-après « sous-traitants d’Upgrade Estate NV/SA »)

 

III. Quelles sont les catégories de données personnelles traitées par Upgrade Estate NV/SA ?
 

Vous trouverez ci-après un aperçu des catégories de données personnelles susceptibles d’être traitées par Upgrade Estate NV/SA. Il est par ailleurs possible que d’autres données soient traitées si celles-ci s’avèrent utiles ou nécessaires à la poursuite de la relation contractuelle avec Upgrade Estate NV/SA. Le contexte dans lequel Upgrade Estate NV/SA obtiendra ou traitera ces données est décrit dans le tableau ci-après. Ce tableau doit être lu conjointement à la description des finalités de traitement des données par Upgrade Estate NV/SA.

 

Les informations relatives à votre comportement et à vos préférences concernant l’utilisation de canaux de communication et relationnels, informations relatives à vos choix personnels et à votre mode de vie, à vos projets professionnels et privés

Catégorie Exemples Contexte

1/ Données d’identité du client ou du donneur d’ordre (vendeur ou bailleur)

2/ Données d’identité du candidat acheteur ou loueur

 Nom, adresse postale, adresse e-mail, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de téléphone mobile ou fixe Ces données sont fournies par vos soins et traitées lorsque vous demandez des informations, devenez client, demandez une mission d’intermédiation ou vous enregistrez pour pouvoir utiliser les services d’Upgrade Estate NV/SA (en ligne), pour toute identification ou utilisation. Ces données peuvent notamment être obtenues par la lecture de votre carte d’identité ou en complétant notre portail client « Omniboxx »
Données relatives au bien immobilier du client ou du donneur d’ordre (vendeur ou bailleur) Titre de propriété, certificat d’urbanisme, certification de l’installation électrique, attestation CPE, dossier de post-intervention, informations liées aux risques d’inondation, attestation de sol, informations relatives à la valeur patrimoniale Ces données sont fournies par vos soins ou demandées en votre nom aux autorités ou experts techniques par Upgrade Estate NV/SA
Données du candidat loueur en lien avec une proposition de contrat de bail Informations relatives à l’activité et à l’emploi, études, école, solvabilité, situation familiale, salaire Ces données sont collectées par le biais des formulaires et contrats que vous complétez à votre demande.
Informations complémentaires pour la signature d’un contrat de bail ou d’un contrat de vente sous seing privé Numéro de registre national Ces données sont fournies par vos soins Le numéro de registre national est uniquement utilisé lorsque la loi le prévoit ou l’exige
Données des copropriétaires (ou de leurs locataires) Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. Ces données sont fournies par vos soins en tant que copropriétaire à Upgrade Estate NV/SA lorsqu’Upgrade Estate NV/SA exerce la fonction de syndic
Données liées à l’exécution des services du syndic Paiements, comprenant les noms, numéros de compte, communications, références et numéros de cartes Ces données concernent vos activités en tant que copropriétaire, coordonnées par le syndic
Données relatives aux opérations entre Upgrade Estate NV/SA et vous Les informations relatives à vos contacts avec Upgrade Estate NV/SA, par téléphone, e-mail, fax, etc. et vos interactions sur les pages web concernant Upgrade Estate NV/SA, ses services ou ses partenaires, sur les réseaux sociaux Ces données proviennent des contacts de toute nature entre vous et Upgrade Estate NV/SA (lors de rencontres ou d’événements, séminaires, salons, abonnement à une newsletter, réseaux sociaux, médias, etc.)
Données relatives au comportement et aux préférences du client Ces données résultent des choix que vous avez exprimés ou des analyses menées par Upgrade Estate NV/SA conformément à cette déclaration et à ses obligations légales

 

Upgrade Estate NV/SA ne traite aucune donnée révélant vos origines ethniques, vos convictions politiques, philosophiques ou religieuses, votre adhésion à un syndicat, des informations liées à votre santé, à votre vie ou à votre patrimoine génétique, à votre orientation sexuelle ou encore des informations biométriques.

 

IV. À Quelles fins vos données sont-elles traitées par Upgrade Estate NV/SA ?
 

Upgrade Estate NV/SA collecte et traite uniquement vos données personnelles aux fins décrites ci-après. Upgrade Estate NV/SA veille à ce que seules les données utiles et nécessaires à des fins précises soient traitées. Upgrade Estate NV/SA traite vos données – dans les situations permises par la loi – pour :

  • Satisfaire aux obligations légales incombant à Upgrade Estate NV/SA
  • Conclure un contrat avec vous ou prendre des mesures déterminées à votre demande avant la conclusion de ce contrat
  • Défendre les intérêts légitimes d’Upgrade Estate NV/SA, lesquels prennent en compte vos libertés et droits fondamentaux
  • Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d’une demande spécifique et univoque, précédée d’informations claires. Vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment, conformément à la loi.

 

Obligations légales

Upgrade Estate NV/SA est tenue de respecter la législation qui l’oblige, dans des circonstances spécifiques, à traiter vos données personnelles dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent contraindre Upgrade Estate NV/SA à collaborer avec les autorités compétentes et/ou des tiers, et éventuellement à leur transmettre certaines de vos données personnelles. Elles incluent notamment :

  • L’obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d’argent et au financement du terrorisme ;
  • L’obligation qui incombe à un syndic concernant la gestion de copropriétés ;
  • L’obligation de répondre à une requête formelle provenant des autorités fiscales et judiciaires belges.

La liste des obligations légales pour lesquelles Upgrade Estate NV/SA doit traiter vos données est non exhaustive et peut faire l’objet de changements.

 

Rélations contractuelles entre vous (en tant que client) et Upgrade Estate NV/SA

Avant de conclure un contrat, Upgrade Estate NV/SA doit obtenir et traiter des données dans certaines situations, notamment pour :

  • répondre à vos demandes ;
  • vous aider dans la transmission d’informations et la conclusion du contrat ;
  • assurer le suivi d’une demande, évaluer la pertinence et les risques liés à un contrat potentiel ;
  • remplir pour vous une mission d’intermédiation.

 

Dans le cadre de contrats en cours ou de la gestion de contrats, Upgrade Estate NV/SA doit traiter un certain nombre de données à caractère personnel, en particulier pour satisfaire à ses obligations administratives et comptables. Dans ce cadre, vos données peuvent être transmises en interne – au sein d’Upgrade Estate NV/SA – aux différents départements, notamment à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation que nous entretenons avec vous ou de l’exécution d’un contrat déterminé. Plus particulièrement, Upgrade Estate NV/SA traite vos données lors de l’exécution de contrats comme suit :

  • Gestion des services commandés et/ou contrats en cours ;
  • Gestion centrale et image générale des clients ;
  • Gestion de vos biens immobiliers ;
  • Gestion des biens dont vous êtes copropriétaire.

 

Upgrade Estate NV/SA peut traiter vos données personnelles à d’autres fins dans le cadre de l’exécution des contrats et de sa relation avec vous.

 

Intérêts légitmes d'Upgrade Estate NV/SA

Upgrade Estate NV/SA traite également vos données dans le but de défendre ses intérêts légitimes. En ce sens, Upgrade Estate NV/SA s’efforce de trouver un juste équilibre entre le respect de vos droits et libertés et la nécessité de traiter vos données, en tenant compte de la protection de la vie privée. Les données à caractère personnel sont notamment traitées pour :

  • Personnaliser les services d’Upgrade Estate NV/SA
  • Améliorer la qualité des services qui vous sont offerts en :
    - Évaluant et améliorant les processus, campagnes, simulations et vente par différents moyens tels qu’analyses statistiques, enquêtes de satisfaction et autres méthodes de recherche ;
    - Améliorant les produits et services actuels – ou en cours de développement – d’Upgrade Estate NV/SA, sur la base des enquêtes menées auprès des clients d’Upgrade Estate NV/SA, statistiques, tests et feed-back des clients via les réseaux sociaux (tels que Facebook, LinkedIn, Youtube) liés à Upgrade Estate NV/SA.
  • Contrôler les activités d’Upgrade Estate NV/SA, en ce compris le volume des ventes, le nombre de rendez-vous dans nos bureaux, le nombre d’appels et de visites de notre site web, la nature des questions posées par les clients, etc. ;
  • Préparer les études et statistiques, ce qui inclut le traitement anonyme des personnes concernées ;
  • Former le personnel au moyen d’exemples pratiques à titre indicatif, comprenant l’enregistrement de certains entretiens téléphoniques ;
  • Utiliser des cookies pour améliorer l’expérience des visiteurs sur son site web. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des cookies et les possibilités en matière de limitation et de suppression des cookies, consultez notre politique d’utilisation des cookies ;
  • Conserver des éléments de preuve (dans les archives) ;
  • Constater, exercer, défendre et préserver les droits d’Upgrade Estate NV/SA ou de toute personne représentée par Upgrade Estate NV/SA, par exemple pour les procédures de recouvrement ou les litiges.

 

INTÉRÊT LÉGITIME SPÉcifique D’Upgrade Estate NV/SA : marketing DIRECT

Upgrade Estate NV/SA applique une segmentation de la clientèle – plus particulièrement en fonction de vos besoins – pour vous proposer, par exemple, des biens et/ou services pertinents qui correspondent à votre situation personnelle et professionnelle. Upgrade Estate NV/SA peut notamment à cet effet :

  • Évaluer les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (comme votre âge, la composition de votre ménage et vos revenus)
  • Analyser votre comportement à travers différents canaux (visites/réunions, e-mails, visite du site web, messages sur notre site web, réseaux sociaux), déduire vos préférences et ainsi personnaliser les informations et pages internet que vous avez consultées ;
  • Adapter les publicités sur les pages web de manière à les faire correspondre à l’intérêt que vous avez montré au travers de votre comportement sur notre site web, nos réseaux sociaux, dans un bureau ou ailleurs (p.ex. : lors d’événements auxquels Upgrade Estate NV/SA était présente) ;
  • Simplifier la manière de remplir des formulaires en préremplissant certains champs grâce aux informations déjà connues et en vous demandant de contrôler et si nécessaire corriger ces données ;
  • Déterminer les moments clés auxquels des services déterminés pourraient le mieux vous convenir ;
  • Vous envoyer des publicités personnalisées par courrier, e-mail ou téléphone.

 

Votre autorisation pour le traitement et l'envoi de publicité électronique (marketing numérique direct)

Upgrade Estate NV/SA peut traiter vos données personnelles électroniques (autrement dit votre numéro de GSM et votre adresse e-mail) pour envoyer des propositions, publicités et informations personnelles par le biais de marketing direct ou de newsletters. Dans ce cas, Upgrade Estate NV/SA doit préalablement obtenir votre autorisation spécifique. En acceptant la présente politique de respect de la vie privée, vous consentez au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct et à l’envoi de publicité électronique.

 

V. À qui Upgrade Estate NV/SA transmet-elle vos données personnelles ?
 

Upgrade Estate NV/SA traite vos données personnelles avec le plus grand soin et les partage uniquement en vue de vous offrir un service optimal dans l’exécution de sa mission. Upgrade Estate NV/SA peut transmettre vos données à d’autres entités au sein de son groupe en Belgique ou à l’étranger, soit aux autres entités du groupe qui aident Upgrade Estate NV/SA dans l’exécution, la gestion et le contrôle des activités, en ce compris la notification (rapportage), le soutien et la protection informatique ou la fourniture de services et produits spécifiques. Upgrade Estate NV/SA peut dans certains cas être contrainte par la loi de partager vos données avec des tiers, notamment :

  • Les autorités de surveillance ou organismes publiques en cas d’obligation légale de transmettre des informations ;

Les organes d’enquête judiciaire à leur demande expresse. Upgrade Estate NV/SA transmet également vos données à certains prestataires de services afin de contribuer à :

  • La conception et l’entretien du matériel informatique et des applications internet ;
  • La fourniture de services de publicité et de communication, en ce compris les fournisseurs d’accès internet et réseaux sociaux ;
  • La préparation de rapports et de statistiques, l’impression de documents et de projets de produits ou services ;
  • La commercialisation de ses activités, l’organisation d’événements et la gestion de la communication avec la clientèle.

Upgrade Estate NV/SA doit également communiquer vos données à des fournisseurs d’accès internet et réseaux sociaux, utilisés par Upgrade Estate NV/SA pour la fourniture de services de publicité. Vos données personnelles peuvent également être communiquées à des huissiers de justice ou avocats dans le cadre de procédures judiciaires. Dans les cas précités, Upgrade Estate NV/SA veillera à fournir uniquement aux tiers un accès limité aux données personnelles nécessaires en vue d’effectuer les tâches spécifiques requises. Upgrade Estate NV/SA veillera à ce que les tiers s’engagent à utiliser les données personnelles de manière sûre et confidentielle et conformément aux instructions et à la politique de protection des données d’Upgrade Estate NV/SA. Upgrade Estate NV/SA conserve vos données au sein de l’EEE. Il n’y aura donc pas de transfert de données vers des pays extérieurs à l’EEE.

 

VI. Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservés
 

Upgrade Estate NV/SA ne conservera pas vos données personnelles plus longtemps qu’il ne le faut pour la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Cette période est liée aux obligations légales et fiscales d’Upgrade Estate NV/SA, et à l’obligation légale de conserver vos données en dehors de la période de conservation en guise de preuve ou pour répondre aux demandes d’informations des instances compétentes, par exemple :

  • 10 ans dans le cadre de la législation contre le blanchiment de capitaux ;
  • 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle d’Upgrade Estate NV/SA ;
  • 7 ans pour la comptabilité et les pièces justificatives des associations de copropriétaires dans le cadre de l’exercice de la fonction du syndic.

En dehors de ces périodes, vos données sont détruites ou rendues anonymes.

 

VII. Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?
 

Upgrade Estate NV/SA applique des normes rigoureuses afin de protéger les données personnelles sous son contrôle contre tout traitement abusif et injustifié et contre la destruction, détérioration ou perte involontaire. Upgrade Estate NV/SA prend des mesures techniques et organisationnelles telles que cryptage, antivirus, firewalls, contrôle d’accès, sélection rigoureuse des collaborateurs et fournisseurs, afin de prévenir et détecter tout accès abusif, perte ou publication de vos données personnelles.

Dans le cas improbable et malencontreux où vos données personnelles sous le contrôle d’Upgrade Estate NV/SA seraient compromises par une atteinte à la sécurité des données, Upgrade Estate NV/SA interviendra immédiatement afin d’identifier la source d’une telle atteinte et entreprendra des actions via les mesures d’intermédiation adéquates. Si nécessaire, Upgrade Estate NV/SA vous informera de cet incident conformément à la législation en vigueur.

 

VIII. Quels sont vos droits dans le cadre du traitement de vos données personnelles ?
 

Droit d’accès, rectification, limitation, effacement, transférabilité des données et contestation

Dans le cadre des finalités décrites ci-avant, vous bénéficiez des droits suivants :

  • Droit d’accès à vos données personnelles chez Upgrade Estate NV/SA. Cela signifie que vous pouvez demander à Upgrade Estate NV/SA si elle traite vos données personnelles, à quelles fins, quelles catégories de données sont traitées et avec qui elles sont partagées ;
  • Droit de rectification si vous constatez que vos données sont erronées ou incomplètes ;
  • Droit de limitation, par exemple si vous contestez l’exactitude de vos données personnelles, et ce pendant une période permettant à Upgrade Estate NV/SA de les contrôler ;
  • Droit de suppression de vos données personnelles. Lorsque votre contrat avec Upgrade Estate NV/SA a pris fin, vous pouvez demander à Upgrade Estate NV/SA de supprimer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires pour les fins auxquelles elles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout instant la suppression des données personnelles traitées par Upgrade Estate NV/SA sur la base de votre consentement (à moins qu’Upgrade Estate NV/SA ne possède une autre base juridique pour leur traitement) ou sur la base de l’intérêt légitime d’Upgrade Estate NV/SA (sauf motifs légitimes prévalant en faveur du traitement). Upgrade Estate NV/SA peut en tout état de cause conserver ces données personnelles si nécessaire à titre de preuve dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
  • Droit de transférabilité des données que vous avez fournies vous-même à Upgrade Estate NV/SA si vos données personnelles sont traitées sur la base d’un contrat ou sur la base de votre accord pour l’envoi de communications électroniques et que ces données sont traitées à l’aide de processus automatisés. Ce droit vous permet de demander à Upgrade Estate NV/SA de vous envoyer vos données personnelles ou de les transmettre à un autre responsable du traitement des données, pour autant que cela soit techniquement possible pour Upgrade Estate NV/SA.
  • Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données aux fins mentionnées aux articles IV.3 et IV.4. Dans le cadre de l’article IV.3, Upgrade Estate NV/SA peut toutefois poursuivre le traitement des données personnelles s’il existe en ce sens des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou des motifs liés à l’ouverture, à l’exercice ou au soutien d’une procédure judiciaire.

Vous pouvez exercer vos droits en envoyant par voie postale une demande écrite, datée et signée, accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité à Upgrade Estate NV/SA, Amelia Earhartlaan 2/201 - 9051 Gand ou par e-mail à privacy@upgrade-estate.be ou en complétant le formulaire de contact sur le site web.

Droit d'opposition à l'envoi de publicité électronique

Au point IV.5, il vous a été demandé de nous autoriser à traiter vos données personnelles et à les utiliser pour vous envoyer des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (à travers des actions de marketing direct ou newsletters électroniques). Cela vaut notamment pour la communication vers votre numéro de GSM et votre adresse e-mail. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct et de refuser de recevoir ce type de publicité à l’avenir. Pour ce faire, vous pouvez :

  • Envoyer un e-mail contenant une copie de votre carte d’identité à privacy@upgrade-estate.be ;
  • Envoyer une lettre accompagnée d’une copie de votre carte d’identité à Upgrade Estate NV/SA – Amelia Earhartlaan 2/201 - 9051 Gand ;
  • Cliquer sur le lien « se désinscrire » (ou « unsubscribe ») au bas d’un e-mail ou d’une newsletter envoyée par Upgrade Estate NV/SA ;
  • Introduire une demande via la page de contact de notre site web.

L’exercice du droit d’opposition n’empêche cependant pas Upgrade Estate NV/SA de vous contacter à toute autre fin, en ce compris une obligation légale ou l’exécution du contrat, conformément à la présente déclaration.

Droit d'introduire une plainte

Si vous souhaitez introduire une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter :

  • Par voie postale : Upgrade Estate NV/SA – Amelia Earhartlaan 2/201 - 9051 Gand
  • Par e-mail : privacy@upgrade-estate.be
  • Par téléphone : 09 233 76 66
  • Au moyen du formulaire de contact sur notre site web

Vous avez également la possibilité d’introduire une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée, par voie postale (rue de la presse 35 à 1000 Bruxelles), par e-mail à commission@privacycommission.be, ou par téléphone au +32 2 274 48 00.