Upoffiz FAQ

Openingsuren

Wat zijn de openingsuren van de site? 

Als huurder van een Private Offiz heb je onbeperkt toegang tot de site met jouw badge of digitale sleutel van My Upoffiz.

 

De uren waarop de coaches aanwezig zijn - o.a. voor bezoekers - zijn:

• Maandag – donderdag: 07:00 – 19:00
• Vrijdag: 07:00 – 17:00 

Je kan de coaches bereiken via het telefoonnummer +32 9 277 00 47 tijdens de openingsuren of per mail naar loop5@upoffiz.be.

 

Op bepaalde dagen en in bepaalde periodes, gelden er aangepaste openingsuren aan het onthaal. Aangepaste uren zullen tijdig gecommuniceerd worden via My Upoffiz. 

Coachteam

Wie behoort tot het coachteam van Upoffiz? 

Het Upoffiz coachteam telt vijf coaches met vier verschillende functies: 

• Hospitality/community coaches: Elodie en Eduardo
  • Zorgen voor een professionele ontvangst en aangename beleving voor elke huurder en bezoeker.
  • Gaan op zoek naar synergiën en verbinden de bedrijven op de site.
  • Faciliteren de community van Loop5 en organiseren events en relevante initiatieven.
• Multimedia coach: Ayko
  • Zorgt voor ondersteuning bij multimedia issues in gemeenschappelijke vergaderruitmes of bij boekingen in The Plectrum of de Multimedia Studio.
• Meeting en event host: Julie
  • Maakt maatwerk offertes op voor de ruimtes die niet in de credits zijn opgenomen.
  • Biedt klanten gemoedsrust dat de boeking en bijhorende services tot in de puntjes zijn geregeld en worden opgevolgd.
• Facility coach: Nicola
  • Staat in voor de kleine klussen op de campus, het afvalbeheer en het dagelijks onderhoud van de buitenruimtes.

Je kan de coaches bereiken via het telefoonnummer +32 9 277 00 47 tijdens de openingsuren of per mail naar loop5@upoffiz.be.

Bij wie kan ik terecht in geval van nood? 

Tijdens de openingsuren zijn onze Hospitality coaches steeds beschikbaar, telefonisch of aan het onthaal in gebouw Earhart. 

Buiten de openingsuren kan je in geval van nood contact opnemen met onze Emergency Line via +32 9/395 98 98. 

 

PS: een noodgeval wordt gedefinieerd als een situatie waarin onmiddellijke actie vereist is om schade te voorkomen of om de veiligheid van één of meerdere personen te garanderen.  

Waar laat ik mijn pakketjes leveren?

Er is een ruime pakjesbus voorzien links van de inkom aan Upliving Ghent - Loop5, naast de glijbaan. In de My Upoffiz-app bij 'Deliveries' kan je jouw account activeren en pakketjes in de pakjesbus laten afleveren.

 

Pakjes worden niet voor ontvangst afgetekend door de coach en worden niet tot bij de geadresseerde gebracht.

Bereikbaarheid

Hoe kan je ons bereiken?

Het algemeen adres van Upoffiz | Upliving Ghent - Loop5 is Amelia Earhartlaan 2 – 10, 9051 Gent (Sint-Denijs-Westrem). De site is door zijn unieke ligging vlot bereikbaar met de (deel)fiets, via het openbaar vervoer of met de wagen. 

Meer informatie over onze bereikbaarheid vind je op: https://upoffiz.be/nl/bereikbaarheid-loop5. 

EHBO / AED

Er is een EHBO-ruimte beschikbaar achter de receptie van gebouw Earhart.
Er is een AED-apparaat aanwezig bij de uitgang van de parking.

Mobility hUP

Hoe krijg ik toegang tot de Mobility hUP? 

Elke huurder kan zijn eigen nummerplaat registeren via de My Upoffiz-app onder ‘UpMobility’. De parkeercapaciteit van ieder bedrijf is beperkt, elke huurder kan steeds via ‘UpMobility’ nakijken hoeveel plaatsen beschikbaar zijn in de parking. 

 

Belangrijk om te weten:

Je kunt maximaal drie kentekens toevoegen aan je profiel in UpMobility. Slechts één auto per werknemer kan tegelijkertijd toegang krijgen tot de parkeerplaats. We zien soms verwarring hierover, vooral als medewerkers ook een bezoekerskenteken aan hun profiel toevoegen.

Bijvoorbeeld: als je zelf al geparkeerd staat met je eigen auto, en je hebt ook het kenteken van een bezoeker geregistreerd, dan kan die bezoeker niet meer inrijden. Het systeem zal denken dat je al binnen bent, omdat je al met een geregistreerd kenteken naar binnen bent gereden.

Hebben mijn bezoekers toegang tot de Mobility hUP? 

Indien je jouw bezoeker hebt uitgenodigd en parkeerrechten hebt gegeven, dan ontvangt de bezoeker de nodige informatie via mail om de parking met een wagen te betreden.

De fietsenstalling in de parking is voor iederen toegankelijk.

De slagboom opent niet, wat nu? 

STAP 1) Controleer eerst of jouw nummerplaat correct geregistreerd staat binnen 'UpMobility'.

STAP 2) Vermoedelijk zijn de beschikbare parkeerrechten voor jouw bedrijf opgebruikt voor die dag. Het kan zijn dat je daarom geen toegang meer hebt tot de parking. 

STAP 3) Zijn bovenstaande niet van toepassing? Dan bel je best naar onze Hospitality coaches voor hulp via de intercom.

Is het mogelijk om mijn elektrische wagen op te laden? 

Ja, het is zeker mogelijk om jouw elektrische wagen op te laden in onze parking (Mobility Hup). Op niveau 0, ter hoogte van de inrit, zijn 100 laadpalen voorzien. Aanvullend zijn er op niveau -1 nog 55 laadpalen beschikbaar. Is jouw wagen volledig opgeladen, verplaats jouw wagen dan naar -1 op een plaats zonder laadpaal. Zo heeft iedereen de kans om tijdens de werkuren te laden. 

Hoe laad ik mijn elektrische wagen op? 

• STAP 1: Parkeer jouw wagen op een parkeerplaats op niveau 0 (uitsluitend voorzien voor elektrische wagens).
• STAP 2: Start de laadsessie door jouw wagen te verbinden met de laadbox via de laadkabel van jouw wagen. Scan jouw laadpas op de laadbox.

 

Tips van gebruikers voor een vlotte opstart van jouw laadsessie:

Verbind de wagen met het laadstation door jouw laadkabel te verbinden met de laadpaal. Stop eerst de stekker in de laadpaal en daarna in de wagen. Scan jouw laadpas aan de laadbox om de laadsessie te starten.

TIP: controleer steeds op jouw dashboard of jouw wagen effectief aan het laden is.

Verplaats jouw wagen wanneer deze volgeladen is naar een parkeerplaats zonder laadpaal indien mogelijk.

Hoeveel zal ik betalen om mijn wagen op te laden?

Een prijs per kWh is afhankelijk van de laadpaaluitbater en van de laadpas. Wij rekenen wij geen startfee aan.

 

LET OP: onze laadpalen meten hoe lang een wagen aan de laadpaal hangt. Is jouw wagen langer dan 14 uur aangesloten, dan zal je beboet worden. De boete bedraagt 2 euro per minuut (excl. btw)

Wat zijn de afspraken rond parkeren?

De parkeervoorwaarden kan je raadplegen via volgende link: Parking Terms & Conditions | Upoffiz

Shared Meeting Rooms

Waar vind ik de Shared meeting rooms of Meeting Pods terug? 

Deze vind je momenteel terug op niveau +1 van gebouw Earhart en op het gelijkvloers van gebouw Pégoud.

Welke Meeting Pods zijn er? 

In de gebouwen Earhart en Pégoud zijn diverse meeting rooms beschikbaar, geschikt voor verschillende doeleinden en groepsgroottes. Denk aan zakelijke vergaderruimtes, casual rooms, trainingsruimtes en een zenruimte. Daarnaast beschikt Earhart over een Multimedia Studio, terwijl in Pégoud The Arena (50 personen) en de grote Boardroom (21 personen) te vinden zijn. 

Hoe kan ik een Meeting Pod boeken?

1. Surf naar My Upoffiz of download de app My Upoffiz via de App Store of Google Play.
2. Login met jouw gebruikersnaam en wachtwoord. 
   Heb je deze nog niet in jouw bezit? Contacteer dan de beheerder van jouw bedrijf.
3. Klik links in de menubalk op 'Spaces’.
4. Gebruik de filteroptie indien gewenst, bv. Om te filteren op tijdstippen, aantal deelnemers, technische specificaties, ...
5. Duid onder jouw gewenste Meeting Pod het startuur van jouw meeting aan.
6. Geef jouw meeting bovenaan een titel, pas de de duurtijd aan (minimum 1 uur) en klik finaal op ‘boek’. 

Proficiat, jouw Meeting Pod is geboekt! 

Wij hebben een shared meeting room pakket, waarom zie ik de prijzen hier in euro staan? Zijn deze prijzen correct?

Bij het boeken van een Meeting Pod via de app, zien huurders met een shared meeting room pakket in eerste instantie de prijs voor externe partijen. Wanneer je daadwerkelijk een Meeting Pod boekt, ontvang je automatisch het voordeeltarief verrekend via de credits.

Waar vind ik de Flex desks terug? 

Is er geen bureau beschikbaar in jouw Private Offiz? Komt een collega uit een andere vestiging in Upoffiz Ghent – Loop5 werken? Of wensen jouw bezoekers in stilte door te werken na een meeting? De Flex desks situeren zich op het gelijkvloers in gebouw Pégoud.

Hoe kan ik een Flex desk boeken? 

Om een Flex desk te boeken, volg je onderstaand stappenplan.

1. Surf naar My Upoffiz of download de app My Upoffiz via de App Store of Google Play.
2. Login met jouw gebruikersnaam en wachtwoord. 
   Heb je deze nog niet in jouw bezit? Contacteer dan de beheerder van jouw bedrijf.
3. Klik links in de menubalk op ‘Spaces'.
4. Gebruik de filteroptie en selecteer bij 'Amenities' onderaan 'Flex desk'.
5. Selecteer een flex desk naar keuze. Deze kan je boeken voor een halve dag of een volledige dag.
6. Geef jouw boeking bovenaan een titel en klik nogmaals op ‘boek’ onderaan om af te sluiten.

Proficiat, jouw Flex Desk is geboekt!

Hoe voeg ik gasten toe aan mijn boeking? 

1. Login op ‘My Upoffiz’
2. Ga via ‘Account’ naar ‘Boekingen’
3. Klik op het potlood-icoon rechts van de gewenste boeking
4. Selecteer onder ‘Gasten’ jouw gewenste gast (Teamlid) of klik op ‘Nieuwe bezoeker toevoegen’ om een bezoeker uit te nodigen
5. Klik op ‘Werk bij’
6. Jouw gasten of bezoekers worden uitgenodigd via e-mail.
7. Wil je jouw gasten of bezoekers een parkingplek aanbieden? Na het boeken van jouw Meeting Pod via MyUpoffiz ontvang je een e-mail met als onderwerp ‘Booking updated’. Klik onderaan op de oranje knop ‘My Upoffiz: bezoekers beheren’. Duid bij ‘Manage your visitors’ aan of ze toegang tot de parking moeten ontvangen.

Kan ik een boeking annuleren? 

Jazeker, dat kan. Hiervoor volg je het volgende stappenplan. 

1. Login op ‘My Upoffiz’
2. Ga via ‘Account’ naar ‘Boekingen’
3. Klik op het potlood-icoon rechts van de gewenste boeking of ‘Boeking bewerken’
4. Klik onderaan op ‘Boeking annuleren’

Wie kan een Meeting Pod betreden?

Een Meeting Pod of Meeting room kan alleen worden betreden door de organisator en door de gasten die zijn uitgenodigd voor de meeting. Tijdens de boeking blijft het slot in loopstand staan.

 

Ter info: badges, de digitale keys in MyUpoffiz en toegangscodes voor gasten zijn steeds gekoppeld aan individuele personen. Je kan dus alleen een Meeting room betreden indien je deze Meeting room hebt geboekt of als je bent uitgenodigd als gast. 

Vanaf wanneer kan ik de Meeting Pod betreden? 

Je kan een Meeting Pod betreden vanaf de starttijd van jouw boeking. 

Hoe verlaat ik de Meeting Pod? 

Je sluit jouw Meeting Pod af aan het einde van jouw boeking en ‘zoals je hem gekregen hebt’ 😉. 

Dat betekent: 

• Stoelen netjes onder tafel
• De tafel proper afgeruimd en – indien nodig – afgewassen*
• Whiteboard opnieuw ‘blanco/white’ maken
• Afval gooi je in de afvalbak in de Coffee corner
• Is het warm en zonnig weer? Doe dan de zonnewering naar beneden.
• Is het warm en zonnig weer? Doe dan de zonnewering naar beneden.
• Kortom: zoals op de afbeelding die je terugvindt in de MyUpoffiz app😉 

 

*Aan de Coffee corner kan je een cleaning set vinden met microvezeldoekje en poetsproduct indien nodig. 

Hoe kan ik een Meeting Pod betreden?

Ben je een huurder van een Private Offiz, dan kan je de meeting room betreden via: 

• My Upoffiz: via de digitale key in de MyUpoffiz app kan je connectie maken met de wandlezer aan de inkomdeur van de Meeting room.
• Jouw Upoffiz-badge: als je een badge hebt die gekoppeld is aan jouw identiteit, kan je deze gebruiken om de Meeting room binnen te gaan. Houd je badge tegen de wandlezer aan de ingang van de Meeting room. 

 

Gasten of bezoekers hebben toegang tot de site en de Meeting room indien je hen hiervoor hebt uitgenodigd via My Upoffiz. Zij zullen de Meeting room kunnen betreden met behulp van een specifieke toegangscode, toegezonden via e-mail.

Hoe geef je jouw gasten toegang tot de Meeting Pod en de parking?

1. Na het boeken van jouw Meeting Pod via My Upoffiz ontvang je een e-mail met als onderwerp ‘Booking updated’.
2. Klik onderaan op de oranje knop ‘My Upoffiz: bezoekers beheren’.
3. Duid bij ‘Manage your visitors’ aan of ze toegang tot de parking moeten ontvangen en/of toegang tot de site en Meeting room. 

Kan ik als huurder zowel in gebouw Earhart als Pégoud een Meeting Pod boeken? 

Ja, iedere huurder kan een Meeting Pod boeken in beide gebouwen. 

Kunnen we de Outdoor Meeting Pods ook boeken? 

Neen, voor de Outdoor Meeting Pods hanteren we het ‘first come, first served’-principe. 

The Plectrum

Wat is The Plectrum? 

The Plectrum is een state-of-the-art theaterzaal voor 240 personen met aangrenzende foyer die zich situeert in het hart van Upoffiz Ghent – Loop5, op niveau +1. 

Het invallende daglicht geeft deze bijzondere plek een betoverende sfeer wat ze geschikt maakt voor diverse evenementen. Download de digitale brochure voor meer informatie. 

Hoe kunnen we The Plectrum boeken? 

Als Huurder van een Private Offiz kan je The Plectrum op twee manieren boeken: 

1. Via ons algemene mailadres: info@upoffiz.be
2. Via ons contactformulier op de website.

 

In beide gevallen zal de Meeting & Event host contact met jou opnemen om een aangepaste offerte op te maken. 

Kunnen we The Plectrum boeken met credits? 

Neen, het huren van The Plectrum (en Multimedia studio) zit niet in het (eventuele) Shared meeting room pakket van jouw bedrijf. Hiervoor zal dus een aangepaste en gepersonaliseerde offerte worden opgemaakt. 

Multimedia Studio

Wat is de Multimedia studio? 

De Multimedia studio situeert zich in gebouw Earhart op niveau +1. 

 

Je kan deze Multimedia studio boeken voor het hosten van webinars, online talkshows, podcasts en zelfs greenscreenopnames. 

 

Deze studio tilt jouw online marketing en communicatie naar een hoge niveau dankzij de professionele voorzieningen. 

 

Leuk detail: bij de eerste boeking van de huurder voorzien we een gepaste onboarding (30 minuten) met onze Multimedia coach.

Hoe kunnen we de Multimedia Studio boeken? 

Als Huurder van een Private Offiz kan je de Multimedia studio op twee manieren boeken: 

1. Via ons algemene mailadres: info@upoffiz.be.
2. Via ons contactformulier op de website.

Kunnen we Multimedia studio boeken met credits?

Neen, het huren van de Multimedia studio is niet inbegrepen in het (eventuele) shared meeting room pakket van jouw bedrijf. Hiervoor zal dus een aangepaste en gepersonaliseerde offerte worden opgemaakt door onze Meeting & Event host.

Bar Amelia

Wat is Bar Amelia? 

Bar Amelia is dé culinaire hotspot van Upoffiz, en bij uitbreiding de hele regio in en rond The Loop. Je kan hier als huurder of bezoeker terecht voor een gezond en gezellig ontbijt, een lekkere en gezonde lunch of een gezellige after work.

Wat zijn de openingsuren van Bar Amelia? 

Neem een kijkje op de website om de openingsuren te raadplegen.

Kan ik op voorhand mijn eten bestellen? 

Jazeker, dat kan via de website voor 11u. 

Is er mogelijkheid tot Private Dining? 

Jazeker, Bar Amelia heeft een Private dining met verschillende cateringsformules. Meer informatie vind je HIER.

 

Al overtuigd? Doe dan HIER jouw aanvraag.

Booksharing

Hoe werkt de Booksharing juist? 

Als huurder heb je de mogelijkheid om (gratis) interessante boeken uit te lenen aan ons onthaal in gebouw Earhart. 

 

Laat jouw gegevens achter bij onze coach aan het onthaal. Zij noteren jouw naam, telefoonnummer, de titel van het boek en de datum van uitlening. Boeken mogen max. 4 weken in jouw bezit blijven.

 

Heb je zelf een interessant boek te geef? Dan voegen wij deze maar al te graag toe aan de catalogus! 

Sport & Ontspanning

Kan ik sportmateriaal uitlenen? 

Uiteraard! Het zou zonde zijn om de pingpongtafel, pannakooi en basketbalveld louter als decor te gebruiken. 

 

Je kan aan het onthaal van het gebouw Earhart terecht voor een basketbal, voetbal of pingpongsetje. Het is uiteraard ook een optie om deze zaken zelf aan te kopen.

 

We vragen om jouw ID in ruil te geven voor het gebruik van de materialen. Bij inlevering van het materiaal krijg je uiteraard jouw ID terug.

Waar bevinden de lockers zich? 

De lockers bevinden zich op niveau 0 in gebouw Earhart en op het gelijkvloers in de Mobility hUP aan The Plectrum in de zone waar de douches en kleedkamers zijn.

 

Via de display in het midden kan je een beschikbare locker in gebruik nemen. Na het reserveren van een locker, is deze aan jou toegewezen voor de komende 12u of 1-3 dagen.