Voorafgaand: definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- Beheerder: Upgrade Estate Group BV, met maatschappelijke zetel te 9051 Gent, Amelia Earhartlaan 2/201 en met ondernemingsnummer BE0400.927.922, vertegenwoordigd door het team van coaches.
- Verhuurder: Upoffiz|Upliving Ghent – Loop5 BV, met maatschappelijke zetel te 9051 Gent, Amelia Earhartlaan 2-10 en met ondernemingsnummer BE0500.832.675.
- Huurder(s): de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de meeting- en/of eventruimte huurt en schriftelijk de offerte heeft bevestigd.
- Meeting- en eventruimte(s): de ruimte(s) die de verhuurder als zodanig aan de Huurder ter beschikking stelt, met inbegrip van de volledige inboedel en alle toebehoren (meubilair/ apparatuur/ materialen/ …)
- Huurprijs: het verschuldigd bedrag voor de ter beschikkingstelling van de meeting- en eventruimte.
- Factuur: het geschrift waarin de betalingsverplichting, die ontstaat naar aanleiding van de Huurovereenkomst, wordt geformaliseerd.
- Gebouw: het onroerend goed waarin de meeting- en eventruimte is gevestigd.
- Gebruiker(s): iedere persoon die de gehuurde meeting- en eventruimte gebruikt.
- Preferred partners: de geselecteerde leverancier waarmee de Verhuurder nauw samenwerkt en die wordt aanbevolen aan de Huurders voor aanvullende diensten zoals catering en technische ondersteuning (licht, geluid en audio/video).
- Huurovereenkomst: de schriftelijk bevestigde offerte tussen huurder en verhuurder.
- Algemene voorwaarden: de onderhavige algemene voorwaarden van toepassing op alle huurders.
De huurovereenkomst en de algemene voorwaarden worden samen de overeenkomst genoemd.
Artikel 1: reservaties en boekingen
Reservaties van meeting- en eventruimtes zijn afhankelijk van de beschikbaarheid.
Reservaties kunnen zowel mondeling, schriftelijk als online worden gedaan.
De reservatie wordt pas als definitief beschouwd na ontvangst van een schriftelijke bevestiging door de huurder op de door de verhuurder bezorgde offerte en na betaling van de factuur.
Het bijboeken van extra uren ter voorbereiding en indien de meeting-en/of het event uitloopt, is mogelijk volgens de beschikbaarheid. Dit kan niet gegarandeerd worden door de verhuurder. Indien er extra uren worden bijgeboekt, zal hiervoor een extra factuur worden opgemaakt en verstuurd, waarin de bijkomende kosten worden doorgerekend.
Een eenmalige wijziging van de datum is mogelijk tot 3 maanden voor de boeking, mits beschikbaarheid en schriftelijke aanvraag. Hiervoor rekenen wij een administratieve kost aan van €100 excl. btw.
Artikel 2: annuleringsvoorwaarden
- De annulering van de huurovereenkomst dient steeds schriftelijk te worden gemeld aan de verhuurder.
Indien de huurder de overeenkomst wenst te annuleren, gelden onderstaande voorwaarden afhankelijk van het type meeting- en eventruimte:
The Plectrum (theaterzaal & foyer):
Bij annulering tot zes maanden vóór aanvang van de huurovereenkomst, zal er 50 % van de huurprijs aangerekend worden als annuleringskost.
Bij annulering tot minder dan zes maanden voor aanvang van de huurovereenkomst, wordt de volledige huurprijs in rekening gebracht als annuleringskost.
Annulering van overige meeting- en eventruimtes:
Bij annulering tot 30 dagen vóór aanvang van de huurovereenkomst wordt er 50 % van de huurprijs aangerekend als annuleringskost.
Bij annulering binnen de 30 dagen voor aanvang van de huurovereenkomst wordt de volledige huurprijs als annuleringskost in rekening gebracht.
Deze annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing tenzij anders overeengekomen en schriftelijk bevestigd door de verhuurder.
Artikel 3: gebruik van de vergader- en eventruimtes
De huurder dient zich te allen tijde als een voorzichtig en redelijk persoon te gedragen.
Het is de huurder niet toegestaan de meeting- en eventruimte voor een andere dan in de huurovereenkomst aangegeven activiteit te gebruiken, het is evenmin toegestaan aan derden (onder) te verhuren of in gebruik te geven.
De huurder dient zich aan de met de beheerder en verhuurder gemaakte afspraken te houden (waaronder het vastgestelde maximaal toegestane aantal gasten per gehuurde meeting- en eventruimte).
In de meeting- en eventruimte mag er door de huurder niets worden aangeplakt of op welke wijze dan ook worden bevestigd, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de beheerder.
De huurder dient de meeting- en eventruimte achter te laten in dezelfde propere staat als waarin deze werd(en) aangetroffen. De meeting- en eventruimte dient alleszins steeds in een opgeruimde staat achtergelaten te worden.
Indien nodig, rekent de verhuurder schoonmaakkosten van € 54,00 per uur exclusief btw aan.
Indien de meeting- en eventruimte niet naar behoren wordt aangetroffen dient dit vooraf en voor aanvang aan de beheerder te worden gemeld, zoniet wordt er steeds vanuit gegaan dat de meeting- en eventruimte in perfecte staat ter beschikking werd gesteld.
In geval van beschadiging heeft de verhuurder automatisch het recht om de door haar geconstateerde schade aan of in de gehuurde meeting- en eventruimte te laten herstellen op kosten van de huurder.
De verhuurder en de huurder komen daarbij een richtprijs van € 75,00 per uur (exclusief btw en materiaalkosten) overeen, wat kan vermeerderen afhankelijk van de noodzakelijke type herstelling.
De huurder ziet erop toe dat in de gehuurde meeting- en eventruimte geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen, gevaarlijke en/of brandbare goederen, stank of geur verspreidende stoffen aanwezig zijn.
Roken, gebruik van illegale middelen en kauwgom is verboden in het hele gebouw. Rokers dienen uitsluitend de aangewezen rookzones te gebruiken en dienen alle sigarettenpeuken te deponeren in de daarvoor voorziene asbakken.
Voor, tijdens en na het gebruik van de meeting- en eventruimte dient de huurder alle maatregelen te nemen die de verhuurder noodzakelijk acht met betrekking tot geluidsoverlast.
Toegang tot technische lokalen is enkel toegestaan voor bevoegde personen en voor dienstdoeleinden. Technische apparatuur wordt niet uitgeleend of verplaatst door andere personen dan de beheerder/verhuurder en de preferred partners. Alleen de voornoemde aangewezen personen voor licht en geluid mogen de technische ruimte betreden.
Alle nooduitgangen moeten steeds op de volle breedte vrij en toegankelijk gelaten worden, de weg rond de meeting- en eventruimte moet steeds maximaal vrij blijven voor eventuele hulpinterventies, e.d. De huurder dient daar eveneens zelf op toe te zien. Eventuele kosten die veroorzaakt worden door het niet naleven van deze voorschriften en reglementen zijn voor de rekening van de huurder.
Er is een nultolerantie betreffende druggebruik (zowel soft - als harddrugs en het verhandelen ervan) zowel als ten aanzien van discriminerend gedrag. In beide gevallen kan er te allen tijde anoniem melding gemaakt worden via respect@upoffiz.be. Bij de minste schending behoudt de verhuurder zich het recht voor om met onmiddellijke ingang de huurovereenkomst te verbreken zonder dat enige restitutie dan wel schadevergoeding verschuldigd is aan de huurder.
Artikel 4: catering
De verhuurder biedt enerzijds verzorgde (basis)arrangementen aan via Bar Amelia, de koffie- en foodbar gevestigd op de site.
Upoffiz werkt exclusief samen met preferred partners om de catering te voorzien. Op basis van jullie wensen stuurt Upoffiz de aanvraag door naar de cateraars, die vervolgens rechtstreeks contact opnemen met de klant om een op maat gemaakt voorstel te presenteren. Alle details en afspraken met betrekking tot de cateringformules of de benodigdheden voor het event kunnen besproken worden met de cateraar, inclusief de definitieve offerte.
Indien de aangeboden cateringvoorstellen niet aan de wensen van de klant voldoen, kan de klant eigen catering voorzien tijdens het gebruik van onze faciliteiten, mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de verhuurder en onder voorbehoud van betaling van een forfaitaire vergoeding van €495 (excl. btw).
Artikel 5: technische ondersteuning
Bij elke boeking van de Multimedia Studio, The Plectrum en de foyer heeft de huurder recht op 30 minuten technische ondersteuning door de multimedia coach. Het niet gebruikmaken van deze dienst heeft geen recht op compensatie of vergoeding in welke vorm dan ook.
Voor de meeting rooms en The Arena wordt geen technische ondersteuning voorzien. Bij eventuele problemen kan de huurder onze onthaal- en supportdienst bereiken op het nummer 09 277 08 90.
Indien de huurder uitgebreide technische ondersteuning wenst, zal onze multimedia coach de aanvraag doorsturen naar de preferred partner. De huurder stemt nadien rechtstreeks met deze partner de verdere praktische en technische vereisten van het evenement af.
Artikel 6: huurprijs en betaling
De huurprijs staat vermeld in de huurovereenkomst.
Zodra de huurovereenkomst schriftelijk is bevestigd, verplicht de huurder zich ertoe de huurprijs te betalen.
De verhuurder zal daartoe een factuur opmaken en aan de huurder overmaken.
Alle facturen zijn contant betaalbaar tenzij anders vermeld op factuur.Bij niet tijdige betaling is de huurder van rechtswege en zonder in gebrekestelling een conventionele rente van 12% verschuldigd. Daarboven is een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande bedrag verschuldigd, evenwel met een minimum van 80 euro.
Artikel 7: verzekeringen, vergunningen en aansprakelijkheid
De verhuurder en de beheerder kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke materiële en immateriële schade en/of bedrijfsschade ten gevolge van de door de huurders aangeboden activiteiten.
De verhuurder en beheerder kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen en/of diefstal van voorwerpen toebehorend aan de huurder of gebruikers tijdens de huurovereenkomst noch wanneer ze zijn achtergelaten in of buiten de meeting- en eventruimte.
De huurder is aansprakelijk voor de minste schade aan het gebouw, waaronder ook de vloeren, muren, gebruiksmaterialen of aan voorzieningen, tijdens de huurovereenkomst zowel als tijdens de eventuele opbouw en afbraak.
De huurder verbindt er zich toe tijdig alle nodige verzekeringen af te sluiten en vergunningen aan te vragen voor tijdens het gebruik van de meeting- en eventruimte. De huurder is zelf verantwoordelijk om zich afdoende te informeren hieromtrent en te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen.
De huurder dient verantwoordelijkheid te nemen voor de veiligheid van de gebruikers, de gasten en het personeel tijdens het gebruik van de meeting- en eventruimte.
Artikel 8: wijziging algemene voorwaarden
De verhuurder behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Dit kan door eenvoudige aanzegging van de nieuwe algemene voorwaarden door de verhuurder aan de huurder(s).
Wijzigingen of aanpassingen van de algemene voorwaarden kunnen nimmer leiden tot ontbinding van de huurovereenkomst, tenzij er sprake is van een zodanig zwaarwegende wijziging of belang, welke het de huurder onmogelijk maakt het doel waarvoor de meeting- en eventruimte gehuurd was, verder uit te voeren.
Artikel 9: toepasselijk recht bij geschillen
In geval van geschillen tussen verhuurder en huurder is het Belgisch recht van toepassing.
De verhuurder en de huurder zullen in eerste instantie in constructief overleg, desnoods met behulp van bemiddeling, trachten een ontstaan geschil op te lossen zonder procedure.
Mogelijke geschillen met betrekking tot de (huur)overeenkomst behoren uitsluitend tot de bevoegdheid van de rechtbanken van Oost-Vlaanderen, afdeling Gent.
Bovenstaande Algemene Voorwaarden werden vastgesteld op 16 juni 2025.