Préalable : définitions

Aux fins des présentes conditions générales, on entend par :

• Gestionnaire : Upgrade Estate Group SRL, dont le siège social est établi à 9051 Gand, Amelia Earhartlaan 2/201, numéro d'entreprise BE0400.927.922, représentée par l'équipe de coaches.
• Bailleur : Upoffiz | Upliving Ghent – Loop5 SRL, dont le siège social est établi à 9051 Gand, Amelia Earhartlaan 2-10, numéro d'entreprise BE0500.832.675.
• Locataire(s) : la personne physique ou morale qui loue l'espace de réunion et/ou d'événement et qui a confirmé l'offre par écrit.
• Espace(s) de réunion et d'événement : le ou les espaces mis à disposition du Locataire par le Bailleur en tant que tels, y compris l'ensemble du mobilier et des accessoires (mobilier/équipement/matériel/etc.).
• Prix de location : le montant dû pour la mise à disposition de l'espace de réunion et d'événement.
• Facture : le document formalisant l'obligation de paiement découlant du Contrat de location.
• Bâtiment : le bien immobilier dans lequel se trouve l'espace de réunion et d'événement.
• Utilisateur(s) : toute personne qui utilise l'espace de réunion et d'événement loué.
• Partenaires privilégiés : les fournisseurs sélectionnés avec lesquels le Bailleur collabore étroitement et qui sont recommandés aux Locataires pour des services complémentaires tels que le catering et le support technique (éclairage, son et audiovisuel).
• Contrat de location : l'offre confirmée par écrit entre le locataire et le bailleur.
• Conditions générales : les présentes conditions générales, applicables à tous les locataires.

Le Contrat de location et les conditions générales sont conjointement désignés comme la Convention.

Article 1 : réservations

1. Les réservations d'espaces de réunion et d'événement dépendent de leur disponibilité.
2. Les réservations peuvent se faire oralement, par écrit ou en ligne.
3. La réservation n'est considérée comme définitive qu'après réception de la confirmation écrite du Locataire sur l'offre transmise par le Bailleur, et après paiement de la facture.
4. Il est possible d'ajouter des heures supplémentaires pour la préparation ou en cas de dépassement de la réunion et/ou de l'événement, selon les disponibilités. Le Bailleur ne peut garantir cette possibilité. En cas d'ajout d'heures supplémentaires, une facture complémentaire sera établie et envoyée, reprenant les frais additionnels.
5. Un changement de date unique est possible jusqu'à 3 mois avant la réservation, sous réserve de disponibilité et sur demande écrite. Des frais administratifs de 100 € (hors TVA) seront facturés.
    

Article 2 : conditions d'annulation

1. L'annulation du Contrat de location doit toujours être communiquée par écrit au Bailleur.
2. Si le Locataire souhaite annuler la Convention, les conditions suivantes s'appliquent selon le type d'espace de réunion et d'événement :
   1. The Plectrum (salle de théâtre & foyer) :
      1. En cas d'annulation jusqu'à six mois avant le début du Contrat de location, 50 % du prix de location sera facturé à titre de frais d'annulation.
      2. En cas d'annulation moins de six mois avant le début du Contrat de location, le prix de location intégral sera facturé à titre de frais d'annulation.
   2. Annulation des autres espaces de réunion et d'événement :
      1. En cas d'annulation jusqu'à 30 jours avant le début du Contrat de location, 50 % du prix de location sera facturé à titre de frais d'annulation.
      2. En cas d'annulation dans les 30 jours précédant le début du Contrat de location, le prix de location intégral sera facturé à titre de frais d'annulation.
3. Ces conditions d'annulation s'appliquent sauf convention contraire confirmée par écrit par le Bailleur.
    

Article 3 : utilisation des espaces de réunion et d'événement

1. Le Locataire doit à tout moment se comporter comme une personne prudente et raisonnable.
2. Le Locataire ne peut utiliser l'espace de réunion et d'événement à d'autres fins que celles mentionnées dans le Contrat de location, ni le sous-louer ou le mettre à disposition de tiers.
3. Le Locataire doit respecter les accords conclus avec le Gestionnaire et le Bailleur, notamment le nombre maximum de personnes autorisées par espace de réunion et d'événement loué.
4. Le Locataire ne peut rien afficher ni fixer, de quelque manière que ce soit, dans l'espace de réunion et d'événement sans l'accord écrit préalable du Gestionnaire.
5. Le Locataire doit rendre l'espace de réunion et d'événement dans le même état de propreté que celui dans lequel il l'a trouvé. L'espace de réunion et d'événement doit en tout cas toujours être laissé rangé.
   1. Si nécessaire, le Bailleur facturera des frais de nettoyage de 54,00 € par heure, hors TVA.
   2. Si l'espace de réunion et d'événement n'est pas dans l'état attendu, cela doit être signalé au Gestionnaire au préalable, avant le début de l'utilisation ; à défaut, il sera toujours considéré que l'espace de réunion et d'événement a été mis à disposition en parfait état.
6. En cas de dégâts, le Bailleur a automatiquement le droit de faire réparer, aux frais du Locataire, tout dommage constaté dans ou à l'espace de réunion et d'événement loué.
7. Le Bailleur et le Locataire conviennent d'un tarif indicatif de 75,00 € par heure (hors TVA et frais de matériel), qui peut être majoré selon le type de réparation nécessaire.
8. Le Locataire veille à ce qu'aucune substance hautement inflammable ou explosive, aucun gaz, aucune marchandise dangereuse et/ou combustible, ni aucune substance dégageant une odeur nauséabonde ne soit présente dans l'espace de réunion et d'événement loué.
9. Il est interdit de fumer, de consommer des substances illégales et de mâcher du chewing-gum dans l'ensemble du bâtiment. Les fumeurs doivent exclusivement utiliser les zones fumeurs désignées et déposer tous les mégots de cigarettes dans les cendriers prévus à cet effet.
10. Avant, pendant et après l'utilisation de l'espace de réunion et d'événement, le Locataire doit prendre toutes les mesures que le Bailleur juge nécessaires en matière de nuisances sonores.
11. L'accès aux locaux techniques est réservé aux seules personnes autorisées et à des fins de service. Le matériel technique ne peut être prêté ni déplacé par des personnes autres que le Gestionnaire/Bailleur et les partenaires privilégiés. Seules les personnes désignées pour l'éclairage et le son peuvent accéder au local technique.
12. Toutes les issues de secours doivent en permanence rester dégagées et accessibles sur toute leur largeur ; le passage autour de l'espace de réunion et d'événement doit rester le plus dégagé possible pour permettre une éventuelle intervention des services de secours, etc. Le Locataire doit également y veiller lui-même. Les frais éventuels résultant du non-respect de ces consignes et règlements sont à la charge du Locataire.
13. Une tolérance zéro s'applique en matière de consommation de drogues (drogues douces et dures, ainsi que leur commerce) et de comportement discriminatoire. Dans les deux cas, un signalement anonyme peut être fait à tout moment via respect@upoffiz.be. En cas de la moindre infraction, le Bailleur se réserve le droit de mettre fin au Contrat de location avec effet immédiat, sans qu'aucun remboursement ni indemnité ne soit dû au Locataire.

Article 4 : catering

1. Le Bailleur propose, d'une part, des formules (de base) soignées via Bar Amelia, le bar à café et à snacks situé sur le site.
2. Upoffiz collabore exclusivement avec des partenaires privilégiés pour assurer le catering. En fonction de vos souhaits, Upoffiz transmet la demande aux traiteurs, qui prennent ensuite contact directement avec le client pour présenter une proposition sur mesure. Tous les détails et accords relatifs aux formules de catering ou aux besoins de l'événement peuvent être discutés avec le traiteur, y compris l'offre définitive.
3. Si les propositions de catering ne répondent pas aux souhaits du client, celui-ci peut prévoir son propre catering pendant l'utilisation de nos installations, sous réserve de l'accord écrit préalable du Bailleur et du paiement d'une indemnité forfaitaire de 495 € (hors TVA).
    

Article 5 : support technique

1. Pour toute réservation du Multimedia Studio, de The Plectrum et du foyer, le Locataire bénéficie de 30 minutes de support technique assuré par le coach multimédia. Le fait de ne pas recourir à ce service ne donne droit à aucune compensation ni indemnité, sous quelque forme que ce soit.
2. Aucun support technique n'est prévu pour les salles de réunion et The Arena. En cas de problème, le Locataire peut contacter notre service d'accueil et de support au 09 277 08 90.
3. Si le Locataire souhaite un support technique plus poussé, notre coach multimédia transmettra la demande au partenaire privilégié. Le Locataire convient ensuite directement avec ce partenaire des exigences pratiques et techniques de l'événement.
    

Article 6 : prix de location et paiement

1. Le prix de location est mentionné dans le Contrat de location.
2. Dès que le Contrat de location est confirmé par écrit, le Locataire s'engage à payer le prix de location.
3. Le Bailleur établira une facture et la transmettra au Locataire. Toutes les factures sont payables au comptant, sauf mention contraire sur la facture.
4. En cas de retard de paiement, le Locataire est redevable de plein droit et sans mise en demeure d'un intérêt conventionnel de 12 %. Une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé est en outre due, avec un minimum de 80 euros.
    

Article 7 : assurances, autorisations et responsabilité

1. Le Bailleur et le Gestionnaire ne peuvent en aucun cas être tenus responsables des dommages matériels ou immatériels et/ou des pertes d'exploitation résultant des activités proposées par les Locataires.
2. Le Bailleur et le Gestionnaire ne peuvent être tenus responsables des accidents éventuels et/ou du vol d'objets appartenant au Locataire ou aux Utilisateurs pendant le Contrat de location, qu'ils aient été laissés à l'intérieur ou à l'extérieur de l'espace de réunion et d'événement.
3. Le Locataire est responsable de tout dommage causé au bâtiment, y compris aux sols, murs, matériel d'usage ou équipements, pendant le Contrat de location ainsi que pendant le montage et le démontage éventuels.
4. Le Locataire s'engage à conclure en temps utile toutes les assurances nécessaires et à demander toutes les autorisations requises pour l'utilisation de l'espace de réunion et d'événement. Le Locataire est seul responsable de s'informer suffisamment à ce sujet et de respecter toutes les obligations légales.

5. Le Locataire doit assumer la responsabilité de la sécurité des Utilisateurs, des invités et du personnel pendant l'utilisation de l'espace de réunion et d'événement.

    

Article 8 : modification des conditions générales

1. Le Bailleur se réserve le droit de modifier à tout moment les conditions générales. Cela peut se faire par simple notification des nouvelles conditions générales par le Bailleur au(x) Locataire(s).

2. Les modifications ou adaptations des conditions générales ne peuvent en aucun cas entraîner la résiliation du Contrat de location, sauf en cas de modification ou d'intérêt d'une importance telle qu'elle rende impossible pour le Locataire la poursuite de l'objectif pour lequel l'espace de réunion et d'événement a été loué.

    

Article 9 : droit applicable en cas de litige

1. En cas de litige entre le Bailleur et le Locataire, le droit belge est applicable.
2. Le Bailleur et le Locataire s'efforceront d'abord de résoudre tout litige par une concertation constructive, au besoin avec l'aide d'une médiation, sans recourir à une procédure judiciaire.
3. Les litiges éventuels relatifs à la Convention (de location) relèvent exclusivement de la compétence des tribunaux de Flandre orientale, division de Gand.
    

Les présentes conditions générales ont été établies le 16 juin 2025.